1. Homepage
  2. Over Fotobond

[Foto: Stockfoto 123RF.com]

Nieuwe privacywetgeving, ook binnen de Fotobond

1 mei 2018

Het hele veld van privacyregels omvat reglementen, beleid, verwerkersovereenkomsten en verwerkingsregisters. Hoewel de formele regels van een organisatie eind mei 2018 moeten zijn vastgesteld, is ook aangegeven dat met de controle daarop de eerste tijd soepel wordt omgegaan. Half Nederland worstelt met dit onderwerp, dus zit niet teveel in over dit tijdpad. Bedenk ook dat de persoonsgegevens die een fotoclub hanteert niet erg gevoelig zijn. In eerste instantie is nu een model beschikbaar voor het privacyreglement van een fotoclub. 

Download het Model Privacyreglement voor fotoclubs

Later volgen het privacybeleid en de verwerkersovereenkomst.  

Na invoering van dit privacyreglement zullen ongetwijfeld leerzame aanvullingen naar boven komen. Die kunt u doorgeven aan voorzitter@fotobond.nl. Na enige tijd worden deze aanvullingen verzameld en ter beschikking gesteld van de andere clubs. Waarschijnlijk verschijnt dan een nieuw model.


 

1 april 2018

Op 25 mei 2018 wordt nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze heeft gevolgen voor alle geledingen van de Fotobond. Zowel de Fotobond, de afdelingen als de aangesloten clubs moeten privacyregels opstellen, een privacyreglement vaststellen en publiceren op hun website en alle leden laten instemmen met het gebruik van hun persoonlijke gegevens. Er moeten verwerkersovereenkomsten worden gesloten met iedere persoon en instantie die de gegevens gebruikt, zelfs tussen de diverse geledingen van de Fotobond. Er moet ook worden bijgehouden welke gegevens aan wie zijn verstrekt, en die gegevens mogen alleen gebruikt worden voor een vooraf bepaald doel waarvoor die persoon toestemming heeft gegeven. Dat laatste is een altijd doorgaande en best grote klus.


Kern is dat er zeer zorgvuldig met persoonlijke gegevens wordt omgegaan. Zo mag je binnen je club wel een ledenlijst verspreiden, maar die je mag je niet zomaar op een (openbare) website zetten. 


Omdat binnen de afdelingen en de clubs veelal dezelfde soort gegevens worden verwerkt en er ook op vaak identieke manier mee wordt omgegaan, is het logisch dat de Fotobond voorbeelden beschikbaar stelt van alle benodigde documenten. Die kunnen vervolgens door de eindgebruikers aangepast worden aan de specifieke gegevens van de afdeling en club. Let op: Oude privacyreglementen, op basis van eerdere wetgeving, voldoen niet aan de nieuwe wetgeving.


Enkele alerte leden hebben inmiddels vragen gesteld over dit privacybeleid. De tijd dringt en er is een lange weg te gaan. Vandaar deze informatie.

De Fotobond werkt bij het opstellen van bruikbare modellen samen met de NOVA (Nederlandse Organisatie van Audiovisuele Amateurs) en de NVBG (Nederlandse Vereniging voor Beeld en Geluid). Vooral de NOVA is al ver en heeft hierin bruikbaar voorwerk gedaan.


Naar verwachting volgen er in april modellen voor de afdelingen en de clubs. Die zijn dan afgestemd op de regels die de Fotobond invoert. Vooruitlopend daarop is het heel nuttig om alvast een lijst te maken van de gegevens die gebruikt worden binnen de eigen afdeling of club en wie over die gegevens mogen beschikken. Denk ook aan de website. Dan heb je vast een basis om t.z.t. de modellen aan te passen voor eigen gebruik. 


Binnen de Fotobond is het dossier Privacywetgeving toegewezen aan de voorzitter Oege Lam. Voor zover je binnen afdeling of club al modellen hebt vastgesteld voor privacybeleid, privacyreglement of verwerkersovereenkomst die gebaseerd zijn op de nieuwe wetgeving, wordt het op prijs gesteld als je deze stuurt naar voorzitter@fotobond.nl. We kunnen leren van elkaar! 


De basis van de privacywetgeving wordt gevormd door de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).  Meer daarover is ter vinden in het document De AVG voor beginners.