Privacyregels voor Fotobond en fotoclubs

In 2018 werd de nieuwe privacywetgeving van kracht. Deze heeft gevolgen voor alle geledingen van de Fotobond. Zowel de Fotobond, de afdelingen als de aangesloten clubs moeten privacyregels opstellen, een privacyreglement vaststellen en publiceren op hun website en alle leden laten instemmen met het gebruik van hun persoonlijke gegevens. Er moeten verwerkersovereenkomsten worden gesloten met iedere persoon en instantie buiten de Fotobond en de fotoclub die de gegevens gebruikt. Sommige gegevens mogen alleen gebruikt worden voor een vooraf bepaald doel waarvoor die persoon toestemming heeft gegeven.

Kern is dat er zeer zorgvuldig met persoonlijke gegevens wordt omgegaan. Zo mag je binnen je club wel een ledenlijst verspreiden, maar mag je die niet zomaar op een (openbare) website zetten.

De basis van de nieuwe privacywetgeving wordt gevormd door de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).  Meer daarover is ter vinden in het document De AVG voor beginners.

Privacy en foto's

Over het omgaan met foto's in het kader van de nieuwe privacyregels bestaan verschillende opvattingen. Toen de invoering van de nieuwe regelgeving naderde, werd van meerdere kanten gemeld dat fotograferen van personen zonder hun toestemming problematisch zou worden. Inmiddels is er meer duidelijk geworden. De soep wordt niet zo heet gegeten.

Een goed artikel hierover staat in het blad Focus van juli/augustus 2018, dat ik hieronder zeer beknopt weergeef. Daarin betoogt Jeroen Lubbers van Dirkzwager Advocaten allereerst dat foto's van herkenbare personen te beschouwen zijn als persoonsgegevens. Daarmee vallen ze onder de werking van de nieuwe wet. Het begint met het maken van de foto. Als dat in opdracht of anderszins met toestemming van de geportretteerde gebeurt, is er geen probleem, zolang de foto niet gebruikt wordt voor andere doeleinden dan bedoeld wordt. De wettelijke grondslag waarop de fotograaf deze gegevens mag verwerken is dan 'het uitvoeren van een overeenkomst' of 'gerechtvaardigd belang'. De fotograaf moet zorgvuldig met de (papieren en digitale) gegevens omgaan.

Anders is het als er op een foto personen staan die daarvoor nooit toestemming hebben gegeven. Denk aan passanten op een straatfoto. Het kan uw 'gerechtvaardigd belang' zijn om die foto te nemen en te gebruiken. Ook kan de grondslag 'vrije nieuwsgaring / journalistieke doeleinden' van toepassing zijn. Bedenk wel dat een eventuele privacyschending groter is naarmate de context van de foto gevoeliger is. Een foto van winkelend publiek is minder snel bezwaarlijk dan een foto die op een nudistencamping is gemaakt.

Hierboven hebben we het vooral over het maken van de foto. Het geheel wordt wat kritischer als de foto gepubliceerd wordt. Of de foto nu al of niet in opdracht (of met toestemming van de afgebeelde persoon) is gemaakt, de fotograaf mag die publiceren tenzij de geportretteerde een 'redelijk belang' heeft; dat is dan in het bijzonder een privacybelang, dat zwaarder kan wegen dan het 'gerechtvaardigd belang' van de fotograaf. Nu hebben we het over portretrecht. Dit is niet nieuw, maar in het kader van publicatie net zo belangrijk als voorheen. Meer over auteursrecht en portretrecht:
> auteursrecht en portretrecht voor de amateurfotograaf
> auteursrecht > modelcontracten en voorbeeldlicenties.

De beroepsorganisatie van fotografen DuPho is duidelijk in zijn standpunt. Hun advocaat Job Hengeveld betoogt op hun website dat er geen vrees hoeft te zijn dat we nu geen personen herkenbaar in beeld mogen brengen zonder dat ze daarvoor toestemming hebben gegeven. De straatfotograaf of hobbyfotograaf is niet bezig om mensen te identificeren, ook al kan de foto daarvoor wellicht wel gebruikt worden. Daarmee hoeft hij niet al bij de opname rekening te houden. Er blijft vrijheid van meningsuiting en informatie en artistieke vrijheid. Geen reden voor paniek, dus.

Nog enkele opmerkingen:

• Niet alleen de foto van een persoon is een persoonsgegeven, maar uiteraard ook diens naam en andere tekstgegevens. Ga daarmee dus even zorgvuldig om.
• De betrokkene heeft o.a. het recht de gegevens over hem in te zien en te laten wissen. Ook dan geldt dat er een afweging gemaakt moet worden tussen uw belang als fotograaf en het belang van de afgebeelde.
• Als we spreken over publiceren wordt daaronder verstaan alle soorten van publiek maken, zowel in print (boek, tijdschrift) als digitaal (eigen website of die van de club, Flickr en dergelijke).
• Als u zelf een website hebt, kunt u daar een privacyverklaring in opnemen waarin u aangeeft hoe u met persoonsgegevens omgaat, hoe lang u die bewaart en ook bijvoorbeeld dat u de foto waarop iemand zich herkent op eerste verzoek van de betrokkene zal verwijderen van uw website. De Fotobond heeft geen model beschikbaar van een privacyverklaring voor de fotograaf, maar op internet is inmiddels veel te vinden.

Samenvattend: Het fotograferen op straat is niet veel anders geworden dan het was. Wees voorzichtig bij situaties die een op de foto herkenbaar persoon in een ongewenst daglicht plaatsen. Bij het publiceren van foto's gelden onverkort de regels omtrent auteursrecht en portretrecht.

Geen verwerkersovereenkomst tussen Fotobond en fotoclub

De Fotobond moet zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens van de leden. Die gegevens moeten in principe binnen de organisatie blijven. Echter, om bijvoorbeeld het blad Fotobond In Beeld te verzenden moet de drukker beschikken over naam, adres en woonplaats van alle abonnees. Met deze 'verwerker' moet contractueel worden vastgelegd dat de gegevens uitsluitend gebruikt worden voor het aangegeven doel en daarna worden vernietigd. Dit contract heet een Verwerkersovereenkomst.

Ook fotoclubs maken gebruik van persoonsgegevens die vastgelegd zijn door de Fotobond. Een nieuw lid wordt in eerste instantie centraal ingevoerd (door het lid zelf) en daarna bevestigt de club dat deze persoon bij hen kan worden ingeschreven. Het ledensecretariaat schrijft het aspirant-lid in bij de club. Clubsecretarissen hebben toegang tot de centrale ledenadministratie, maar uitsluitend voor hun eigen clubleden.

Moet er nu een verwerkersovereenkomst worden gesloten tussen de Fotobond en alle aangesloten clubs?
Het antwoord kunnen we ontlenen aan de Voetbalbond, die dit heeft laten uitzoeken door het juridisch bureau DAS. Bij de KNVB geldt in essentie eenzelfde structuur als bij de Fotobond. De leden van de aangesloten (voetbal-/foto-)club zijn automatisch lid van de bond. De contributie voor de bond wordt afgedragen door de club. Dan geldt in AVG-taal: de club en de bond zijn beide 'verwerkingsverantwoordelijke'. Beide moeten dan een eigen grondslag hebben voor de verwerkingen die zij doen; dat is vaak Uitvoering van de overeenkomst of Gerechtvaardigd belang. In deze situatie is geen verwerkersovereenkomst tussen club en bond vereist.

Samenvattend: Er zijn tussen de Fotobond en de aangesloten fotoclubs geen verwerkersovereenkomsten nodig.

Model privacyreglement

Er is een model beschikbaar voor het privacyreglement van een fotoclub:
> model Privacyreglement voor fotoclubs.

Binnen de Fotobond is het dossier Privacywetgeving toegewezen aan de voorzitter, Oege Lam. Voor zover binnen afdeling of club modellen zijn vastgesteld voor privacybeleid, -reglement of verwerkersovereenkomst, die gebaseerd zijn op de nieuwe wetgeving, wordt het op prijs gesteld als een fotoclub deze stuurt naar voorzitter@fotobond.nl. We kunnen leren van elkaar!